Опись вложения позволяет подтвердить, какие именно документы были в письме. Это дополнительная страховка при пересылке почтой различных бумаг. В статье – образец описи вложения в ценное письмо.
Опись вложения в ценное письмо: образец
Опись письма – это специальный документ, который сопровождает почтовое отправление. Его заполняют по форме из приложения № 26 к Порядку, утв. приказом ФГУП «Почта России» от 07.03.2019 № 98-п. В приказе форму называют ф. 107.
Опись на почту
Скачать опись вложения в ценное письмо: бланк ф. 107.
Скачать образец
Зачем составлять опись вложения
Что такое опись вложения
Опись вложения в письмо или иное отправление – это специальный перечень, юридически значимое описание содержимого. Также в нем указывают дату отправления. Например, когда нужно переслать документы почтой, в опись вложения почтового отправления вносят информацию обо всех бумагах, которые вы вкладываете в конверт. Отправление с описью вложения оформляют для пересылки по территории России.
Опись вложения можно составить к ценному письму, бандероли, посылке.
Недобросовестные контрагенты пользуются тем, что на почте не всегда сверяют опись и бумаги в конверте. А иногда это и невозможно: сотрудники почты не могут и не обязаны вчитываться в суть документа, содержание которого искажено. Чтобы подтвердить, что контрагент на самом деле не уведомлял вашу компанию, одностороннего акта недостаточно. Какие требования предъявляют суды и как заранее обезопасить компанию, узнаете из статьи.
Когда заполняют опись вложения в письмо
Опись вложения – это документ, который составляют к ценному почтовому отправлению. Оформить опись письма – дополнительная услуга со стороны Почты России. Документ имеет юридическую значимость – с его помощью вы докажете, что направляли письмо и вкладывали туда перечисленные бумаги.
Обратите внимание: к заказному письму опись вложения не оформляется. «Почта России» оказывает такую услугу только при приеме ценных отправлений. Разница в том, что:
- Заказное – это письмо, которому присваивают трек-номер для отслеживания. Письмо вручат под подпись адресату лично или его представителю по доверенности. Заказное можно отправить с уведомлением о вручении – когда письмо доставят, вам придет уведомление об этом от сотрудников почты. Укажут дату вручения, в уведомлении будет подпись адресата.
- Ценное – это письмо, для которого отправитель указал «объявленную ценность». Если письмо утратят или повредят, ее возместят полностью или в части. Такое отправление также сопровождают трек-номером и вручают под подпись лично адресату либо его представителю. При этом бланк описи вложения, заверенный сотрудником почты, изначально остается у отправителя. Опись вложения – доказательство, что вы в указанный день отправили перечисленные документы указанному адресату.
К ценному письму с описью вложения можно добавить уведомление о вручении. Тогда у отправителя будет юридическое подтверждение:
- содержимого письма,
- даты отправки,
- факта вручения.
На практике, опись письма составляют при отправке корреспонденции:
- В налоговые или иные контролирующие органы.
- С любыми юридически значимыми сообщениями.
- Контрагентам в рамках досудебного урегулирования конфликта – направлении претензий и прочих документов.
- Сторонам спора для уведомления о подаче иска, иных процессуальных действиях, с комплектом доказательств по делу.
Как оформляют опись вложения в ценное письмо
Опись письма заполняет сам отправитель (п. 6.1.1.1 Порядка. утв. приказом № 98-п). Он перечисляет в бланке ф. 107:
- все пересылаемые объекты,
- стоимость каждого в полных рублях,
- количество объектов.
Если объект без оценки, в графе «Объявленная ценность» ставят прочерк.
Форму ф. 107 заполняют в двух экземплярах. Если для перечня вложения одного листа не хватает, каждый экземпляр описи составляют на нескольких листах, пронумерованных по порядку. Один экземпляр описи вкладывают в отправление, второй остается у отправителя.
Письмо с описью вложения на почту передают в открытом виде. Сотрудник почты сверит содержимое письма с описью вложения. Если все совпадет, он на всех экземплярах поставит печать с датой и индексом отделения и распишется.
При получении ценное письмо с описью вложения можно вскрыть – с согласия адресата (его представителя). Это делают для проверки, что адресат получил именно те бумаги, которые указаны в описи. Вскрывает письмо и сверяет с описью сотрудник почты. Адресат вправе отказаться от вскрытия.
Если на почте обнаружат, что отправление не соответствует описи вложения и дошло не в полном объеме, сотрудник составит акт. Акт направят в вышестоящую организацию для проведения расследования. Расследование займет до 2 месяцев. Затем отправителю или получателю возместят стоимость (п. 10.2.2 приказа № 98-п).