Паспортист в управляющей компании: обязанности и ответственность

Что такое паспортный стол в УО и функции паспортиста

Одна из функций УО согласно договору управления - ведение регистрационного учета собственников помещений и выдача справок. Эти обязанности в управляющей организации выполняет специальное подразделение – паспортный стол. В его задачи входит регистрация и учет граждан по месту жительства, снятие их с учета, первичное оформление документов, удостоверяющих личность. Должностное лицо, на которого возложены эти функции – паспортист.

Управляющая организация не обязана вести регистрационный учет граждан. Сейчас она выступает только посредником между гражданами и органом регистрационного учета по передаче данных.

С апреля 2018 года утратил силу Административный регламент предоставления ФМС услуги по регистрационному учету граждан от 11.09.2012 № 288. И вступил в действие Приказ МВД России от 31.12.2017 № 984 «Об утверждении Административного регламента МВД РФ по предоставлению государственной услуги по регистрационному учету граждан».

В результате изменились функции и особенности работы паспортного стола в управляющих домами структурах. Прекратили свое существование такие формы документов, как: карточка регистрационного учета, поквартирная карточка и домовая книга. Ранее это были формы №9, 10, 11 соответственно. Это связано с тем, что начала активно функционировать система электронного межведомственного взаимодействия. При таком взаимодействии ведение реестров на бумажном носителе (карточки), а также домовых книг не нужно.

В новом Регламенте № 984 не содержится указаний на полную отмену указанных документов или их замену электронными. Поэтому УО по-прежнему имеют право по своему желанию не переходить на электронный документооборот, а продолжать вести домовые книги и карточки регистрационного учета граждан.

Главная функция паспортиста – посредничество между жителями МКД и органом власти, осуществляющим прописку, выписку лиц с места их жительства. Однако, по усмотрению УК, на специалиста могут быть возложены и другие функции, например, учет зарегистрированных лиц. Ранее эта функция была обязательной, теперь ее исключили, но о запрете вести учет в законодательстве не указано.

Если такая обязанность у специалиста паспортного стола в УК существует, то он вносит сведения о зарегистрированных жителях в регистрационную и поквартирную картотеку, домовую книгу и другие формы учета. Исходя из этого, паспортист может выдавать справки о составе семьи и числе зарегистрированных в помещении граждан.

Еще одна немаловажная функция – консультирование. Работник обязан разъяснять гражданам, как правильно заполнить заявку, какие копии или оригиналы документов необходимо предоставить, в какие сроки. Он отвечает на вопросы граждан как лично, так и по телефону.

Основные обязанности паспортиста в УО

После внесенных изменений в законодательство у паспортиста появились следующие обязанности:

1. Принимать от граждан документы для последующей передачи их в отделение МВД на регистрацию гражданина;
2. Проверять принимаемые паспорта, свидетельства на подлинность, укомплектованность;
3. Передавать документы в соответствующее отделение МВД в течение трех дней;
4. Выдавать бланк заявления о регистрации;
5. Проверять, правильно ли собственник его заполнил;
6. Предоставлять образец заполнения;
7. Выдавать жителям паспорта с отметкой о регистрации;
8. Выполнять отчеты и поручения по требованию руководителей УК;
9. Предоставлять информацию гражданам о сроках регистрации, необходимых для этого документах и т. д;
10. Предоставлять сведения по запросу МВД, прокуратуры и других уполномоченных органов;
11. Выдавать справки о составе семьи, если это предусмотрено внутренними распоряжениями УО и должностной инструкцией;
12. Отслеживать изменения в законодательстве в рамках своей компетенции.

Каких граждан признают временно проживающими в квартире МКД

Паспортный стол в управляющей организации в настоящее время выступает только в роли лица, передающего документы от собственника на регистрацию и обратно. Он не обязан хранить карточки, вести учет прописанных и выписанных жителей и т.д. Однако по собственному усмотрению руководство может включить эти функции в раздел обязательных для паспортиста. Тогда список его обязанностей расширится.

Также сотрудник должен соблюдать правила технической и пожарной безопасности на рабочем месте, проходить все предусмотренные инструктажи.

Эксперты справочной системы “Управление МКД” подготовили ответы на самые популярные вопросы по регистрационному учету граждан:

• Вправе ли УО, ТСЖ, ЖСК отказаться вести регистрационный учет граждан
• Какая УО, ТСЖ, ЖСК грозит ответственность за нарушения регистрационного учета граждан
• Вправе ли УО взимать плату за прием, передачу, выдачу документов для регистрационного учета граждан
• Должна ли УО иметь в наличии и бесплатно представлять гражданам шаблоны заявлений для регистрационного учета

Особенности работы паспортиста

Работа паспортиста требует от него высокой ответственности, требующая особой концентрации внимания и памяти, так как за каждую ошибку, опечатку, неаккуратное обращение с документами, их порчу или утерю специалист отвечает лично.

В крупных управляющих организациях с большим числом МКД паспортному столу приходится обрабатывать большой объем сведений, поэтому в них может быть не один паспортист, а несколько. Поэтому внутри организации может быть иерархия в виде начальника отдела и его подчиненных.

На данную должность подходит не каждый человек, а только обладающий определенными знаниями и качествами. В каждой организации к паспортисту предъявляют собственные требования.

Паспортист УК должен иметь как минимум среднее специальное гуманитарное образование или должен закончить ВУЗ. У паспортиста также может быть сертификат о повышении квалификации или об окончании курсов по архивированию и документообороту, делопроизводству. К наличию опыта работы каждая организация предъявляют собственные требования. Однако рекомендуют рассматривать соискателя с опытом работы на аналогичной должности не менее одного года.

Такой сотрудник должен владеть компьютером на пользовательском уровне, уметь работать в MS Office, знать, как обращаться с оргтехникой: принтером, факсом, сканером и т.д.

Особенности работы требуют от паспортиста следующих знаний:

• актуальных нормативных актов по регистрации и учету граждан;
• нормативов по документированию пребывания граждан;
• принципов заполнения документов, в том числе, служебных;
• жилищного законодательства в рамках своей компетенции;
• внутренних актов и распоряжений УО, которые регулируют обращение с паспортами и другими документами жителей;
• правил работы с персональными сведениями граждан и их документами;
• сроков, в течение которых рассматривают обращения, граждан в УО;
• требований к хранению и оформлению документов, с которыми работает паспортный стол.

Кроме этого, сотрудник обязан разбираться в общих принципах документооборота и архивирования.

Специалист должен знать, какие дома находятся в управлении его организации, сколько их, по какому адресу расположены. Также он должен ознакомиться со всеми внутренними распоряжениями и приказами компании, структурой и составом работников.

Кроме рабочих навыков и знаний, он должен обладать личными качествами, которые важны в его работе: ответственность, аккуратность, внимательность, кропотливость, терпение и умение общаться с людьми, находить общий язык, стрессоустойчивость.

У профессии есть существенные плюсы: работа в офисе, на оборудованном месте, с нормированным графиком.  Сотруднику положены отпуск, соцпакет, премии, официальная заработная плата.

ВАЖНО ЗНАТЬ:

Обязан ли гражданин зарегистрироваться по месту пребывания в жилом помещении, если он зарегистрирован по месту жительства в том же субъекте РФ

Ответственность паспортиста

Данная профессия требует особой внимательности от специалиста, так как на нем лежит ответственность за:

1. Правильное заполнение необходимых документов и отчетов в рамках его компетенции;
2. Соблюдение конфиденциальности при работе с персональными данными жителей и их родственников;
3. Достоверность информации, предоставляемой гражданам и государственным органам власти, а также другим структурам;
4. Срок передачи документов от собственников в отдел МВД и обратно. То есть паспортист не должен о них забыть, хранить или не отдавать;
5. Обращение с техникой и предоставленным ему рабочим инвентарем: компьютер, принтер, факс, телефон мебель и т.д.

К административной ответственности сотрудника привлекут, если он совершит одно из действий, которое не содержит признаков преступления:

• нарушит срок передачи документов в орган МВД;
• представит в него заведомо недостоверные документы. Наказание – штраф от 3 до 5 тыс. рублей (ч. 5 ст. 19.15.2 КоАП РФ).

• на основании заведомо ложных сведений или документов;
• без его намерения проживать в помещении, то есть регистрация фиктивная;

За такое преступление оштрафуют на сумму от 100 до 500 тыс. рублей или в размере заработной платы за период до 3 лет, приговорят к принудительным работам на срок до трех лет или лишат свободы на срок до 3 лет.

Если докажут, что сотрудник способствовал раскрытию преступления и в его действиях нет иного состава преступления, его освободят от уголовной ответственности.